Politica de confidențialitate și GDPR

Versiunea 1.0. Prezenta Politică de Confidențialitate explică modul în care Euro Intermed Solutions S.R.L. prelucrează date cu caracter personal în legătură cu site-ul palletclearance.com, formularele, canalele de comunicare și serviciile asociate. Informare realizată conform art. 13–14 din Regulamentul (UE) 2016/679 (GDPR).

1. Cine suntem

Operatorul datelor este EURO INTERMED SOLUTIONS S.R.L., cu sediul în Brașov, România, CUI 39132147, înregistrată la Registrul Comerțului sub nr. J8/735/2018, e-mail: contact@euro-intermed.com, telefon: 0765934455, denumită în continuare „Operatorul”, „noi” sau „nouă”.

Pentru orice solicitări privind protecția datelor ne puteți contacta la contact@euro-intermed.com.

2. Cui i se aplică această politică

Această politică se aplică persoanelor fizice ale căror date sunt prelucrate în context B2B, inclusiv: persoanelor care solicită oferte sau transmit cereri prin site, chat sau alte canale; reprezentanților, administratorilor, angajaților sau persoanelor de contact ai companiilor cliente, furnizoare sau partenere; persoanelor de contact aferente lead-urilor comerciale; utilizatorilor site-ului; persoanelor ale căror date sunt obținute indirect din surse publice, din parteneri, din contrapărți sau din furnizori de verificare a firmelor.

Deși site-ul are finalitate B2B, anumite date profesionale, precum numele, funcția, adresa de e-mail profesională sau numărul de telefon de serviciu, constituie date cu caracter personal atunci când identifică ori fac identificabilă o persoană fizică.

3. Ce date prelucrăm

În funcție de modul în care interacționați cu noi, putem prelucra următoarele categorii de date:

date de identificare și contact, precum nume, prenume, funcție, companie, adresă de e-mail profesională, număr de telefon profesional;
date despre companie și relația comercială, precum denumirea firmei, CUI/cod TVA, date de statut fiscal, domeniul de activitate, informații despre reprezentanți sau administratori, atunci când acestea sunt relevante pentru verificarea unei relații comerciale;
date privind cererea, oferta sau lead-ul, precum interesul comercial exprimat, categoria produsului sau serviciului, cantități, locații, termene, conținutul documentelor, imaginilor ori mesajelor trimise;
conținutul conversațiilor și interacțiunilor, inclusiv mesaje transmise prin formular, chat web, e-mail, WhatsApp sau alte canale utilizate în relația cu noi;
date generate intern privind calificarea comercială, precum statusul lead-ului, prioritatea comercială sau scoruri interne de interes ori compatibilitate;
date tehnice și de utilizare, precum adresa IP, identificatori de sesiune, jurnalizări de acces, log-uri de securitate și de consimțământ, tip de browser, date despre dispozitiv și interacțiunea cu site-ul;
date necesare conformării legale, precum informații de facturare, documente justificative și evidențe necesare pentru obligații fiscale, contabile sau de apărare a drepturilor noastre.

Nu urmărim să prelucrăm categorii speciale de date, cu excepția cazului în care acestea sunt furnizate incidental sau există un temei legal distinct și necesar pentru prelucrare. Dacă un anumit flux ar implica date speciale ori numere de identificare națională, acesta va fi supus unor garanții suplimentare și, după caz, unei informări specifice.

4. Din ce surse obținem datele

Putem obține datele fie direct de la dumneavoastră, fie indirect, din alte surse.

Atunci când datele sunt obținute direct, acestea provin de regulă din formulare, conturi de utilizator, cereri de ofertă, conversații, înscrieri, e-mailuri, chat, WhatsApp, apeluri sau alte interacțiuni directe cu noi.

Atunci când datele sunt obținute indirect, acestea pot proveni din: compania pe care o reprezentați sau pentru care acționați; clienți, parteneri, furnizori ori contrapărți care ne transmit date de contact în contextul unei oportunități comerciale; surse publice sau accesibile publicului, inclusiv registre comerciale, surse fiscale sau baze de date despre companii; furnizori terți de verificare a companiilor și de îmbogățire a datelor comerciale; platforme profesionale sau canale de comunicare utilizate în mediul de afaceri, în măsura permisă de lege.

Atunci când datele nu sunt obținute direct de la persoana vizată, furnizăm informarea prevăzută de art. 14 GDPR într-un termen rezonabil, cel târziu în termen de o lună de la obținerea datelor, ori la primul contact cu persoana vizată, dacă acesta intervine mai devreme, sau cel târziu la prima divulgare către un alt destinatar, dacă o astfel de divulgare are loc anterior.

În măsura în care informarea individuală a fiecărei persoane vizate s-ar dovedi imposibilă sau ar implica un efort disproporționat în raport cu scopurile legitime urmărite, ori ar periclita în mod serios realizarea acestor scopuri (de exemplu, în anumite activități de prevenire a fraudei), putem aplica excepțiile permise de legislația aplicabilă, cu condiția instituirii unor garanții adecvate pentru drepturile și libertățile persoanelor vizate.

5. În ce scopuri prelucrăm datele și pe ce temeiuri

Prelucrăm datele pentru unul sau mai multe dintre următoarele scopuri:

Pentru gestionarea solicitărilor, calificarea cererilor și ofertelor, contactarea persoanei relevante, administrarea relației precontractuale și, după caz, executarea contractului, temeiul este efectuarea de demersuri la cererea persoanei vizate înainte de încheierea unui contract sau executarea contractului, după caz.
Pentru crearea și administrarea conturilor de utilizator, accesul la site, autentificare, suport tehnic, mentenanță și funcționarea serviciului, temeiul este executarea contractului sau interesul nostru legitim de a administra și securiza serviciul.
Pentru verificarea companiilor, validarea existenței partenerului comercial, prevenirea fraudei, verificări de conformitate comercială, bonitate, evitarea duplicărilor și protejarea intereselor noastre economice, temeiul este interesul legitim, iar în cazurile în care legea impune anumite verificări sau păstrări, temeiul poate fi și obligația legală.
Pentru comunicări operaționale, cum sunt confirmări, răspunsuri la cereri, notificări privind contul, securitatea, relația contractuală sau stadiul solicitării, temeiul este executarea contractului ori interesul legitim de a administra relația profesională.
Pentru îmbunătățirea serviciilor, analize interne, măsurarea performanței comerciale, organizarea lead-urilor și scoring intern neexclusiv automat, temeiul este interesul legitim de a eficientiza serviciile și procesele comerciale, cu respectarea drepturilor și libertăților persoanelor vizate.
Pentru respectarea obligațiilor legale, inclusiv în materie fiscală, contabilă, arhivare, apărarea drepturilor în justiție, cooperare cu autorități și securitate, temeiul este obligația legală sau interesul legitim, după caz.
Pentru comunicări comerciale și marketing direct prin canale electronice, temeiul și condițiile diferă în funcție de canal și de contextul colectării datelor. Comunicările comerciale transmise prin poștă electronică sau alte mijloace reglementate de legea specială aplicabilă comunicațiilor electronice vor fi efectuate numai în condițiile permise de acea lege. Acolo unde este necesar, vom solicita consimțământul prealabil expres. Dacă sunt îndeplinite condițiile legale pentru promovarea propriilor produse sau servicii similare către un client a cărui adresă de poștă electronică a fost obținută direct în contextul unei relații comerciale, putem folosi această excepție legală, oferind în mod clar și gratuit posibilitatea de opoziție la colectare și în fiecare mesaj ulterior.

În cazul utilizării canalelor de mesagerie instant (de exemplu, WhatsApp Business sau servicii similare) pentru comunicări comerciale, vom acționa numai în condițiile permise de legislația aplicabilă în materie de protecția datelor și comunicațiilor electronice, precum și cu respectarea termenilor contractuali și a politicilor de utilizare ale furnizorilor acestor servicii (inclusiv cerințele privind consimțământul, tipul de conținut permis, frecvența mesajelor, aprobarea șabloanelor și mecanismele de dezabonare). Nu vom utiliza astfel de canale pentru trimiterea de mesaje comerciale nesolicitate în masă (spam).

6. Interesele legitime urmărite

Atunci când prelucrarea se întemeiază pe interesul legitim, interesele noastre pot include: administrarea eficientă a site-ului și a relațiilor comerciale; prevenirea fraudei și verificarea seriozității comerciale a partenerilor; organizarea și prioritizarea solicitărilor comerciale; securitatea sistemelor, continuitatea serviciului și apărarea drepturilor noastre; îmbunătățirea produselor, serviciilor și fluxurilor comerciale.

În fiecare caz în care invocăm interesul legitim, evaluăm impactul asupra persoanei vizate și aplicăm măsuri de limitare, proporționalitate și minimizare a datelor.

În toate cazurile în care ne bazăm pe interesul legitim, aveți dreptul de a vă opune, din motive legate de situația dumneavoastră particulară, unei astfel de prelucrări, în orice moment. În această situație, nu vom mai prelucra datele în scopul respectiv, cu excepția cazului în care demonstrăm că avem motive legitime și imperioase care justifică prelucrarea și care prevalează asupra intereselor, drepturilor și libertăților dumneavoastră sau că prelucrarea este necesară pentru constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept în instanță.

7. Când furnizarea datelor este necesară și ce se întâmplă dacă nu le furnizați

Unele date sunt necesare pentru a răspunde solicitării, pentru a crea contul, pentru a transmite o ofertă, pentru a pune în legătură părțile relevante sau pentru a executa contractul. Dacă aceste date nu sunt furnizate, este posibil să nu putem procesa cererea, să nu putem deschide ori menține contul, să nu putem furniza serviciul sau să nu putem continua relația comercială.

Alte date sunt opționale. Lipsa acestora nu împiedică în mod necesar relația cu noi, dar poate limita funcționalitatea serviciului, acuratețea calificării comerciale sau posibilitatea personalizării interacțiunii.

Dacă un anumit set de date este solicitat în temeiul unei obligații legale, vom indica acest lucru în contextul colectării.

8. Cui dezvăluim datele

Putem divulga datele, strict în măsura necesară, următoarelor categorii de destinatari: furnizori de găzduire, infrastructură, stocare, suport și mentenanță IT; furnizori de servicii de e-mail tranzacțional, ticketing, securitate, analiză și administrare tehnică; furnizori de servicii AI sau procesare asistată, dacă sunt utilizați în fluxurile noastre, în limitele stabilite contractual și tehnic; furnizori de verificare a firmelor și servicii de validare comercială; consultanți juridici, fiscali, contabili sau auditori, în condiții de confidențialitate; parteneri ori contrapărți comerciale, atunci când acest lucru este necesar pentru procesarea unei oportunități sau a unei tranzacții solicitate; autorități și instituții publice, atunci când există o obligație legală ori o solicitare valabilă.

Unii destinatari prelucrează datele în numele nostru, în calitate de persoane împuternicite, pe baza unor acorduri conforme cu art. 28 GDPR. Alți destinatari pot acționa ca operatori independenți pentru propriile lor scopuri, cum poate fi cazul anumitor platforme sau canale de comunicare. În aceste situații, prelucrarea lor este guvernată și de propriile politici.

9. Transferuri internaționale

În principiu, urmărim stocarea și prelucrarea datelor în Uniunea Europeană sau Spațiul Economic European.

Dacă, pentru anumite funcționalități sau furnizori (de exemplu, infrastructură cloud, servicii bazate pe inteligență artificială sau servicii de mesagerie), datele sunt transferate ori accesate din afara SEE, transferul se realizează numai în condițiile capitolului V din GDPR, pe baza unui mecanism legal adecvat, cum ar fi o decizie de adecvare, clauze contractuale standard sau alte garanții corespunzătoare și, după caz, cu implementarea unor măsuri tehnice și organizatorice suplimentare pentru a asigura un nivel de protecție substanțial echivalent celui din UE.

Dacă folosim furnizori care pot implica acces internațional la date, vom indica în această politică categoriile de furnizori relevante, țările implicate sau mecanismul de transfer utilizat, în măsura în care acest lucru este aplicabil.

10. Cât timp păstrăm datele

Păstrăm datele numai atât timp cât este necesar pentru scopurile pentru care au fost colectate, pentru îndeplinirea obligațiilor legale sau pentru apărarea drepturilor noastre.

Lead-urile fără conversie și fără interacțiune ulterioară sunt păstrate, de regulă, pentru o perioadă de 24 luni de la ultimul contact relevant, după care sunt șterse sau anonimizate.
Datele aferente relațiilor contractuale active sunt păstrate pe durata relației comerciale și ulterior pentru perioada necesară îndeplinirii obligațiilor legale ori apărării drepturilor noastre.
Documentele fiscale și contabile se păstrează pentru perioadele cerute de legislația aplicabilă.
Transcripturile conversațiilor, tichetele de suport și log-urile tehnice se păstrează pentru perioade diferențiate, proporționale cu scopul, securitatea și nevoia de trasabilitate.
Evidențele privind consimțământul, opoziția, dezabonarea și preferințele de marketing pot fi păstrate atât cât este necesar pentru a demonstra conformitatea și pentru a respecta opțiunea persoanei vizate de a nu mai fi contactată.

La expirarea perioadei aplicabile, datele sunt șterse, anonimizate sau restricționate, după caz.

Revizuim periodic datele pe care le deținem și le ștergem sau anonimizăm atunci când nu mai sunt necesare pentru scopurile descrise mai sus, ținând cont de termenele de prescripție aplicabile și de necesitatea legitimă de a păstra anumite informații pentru constatarea, exercitarea sau apărarea unor pretenții juridice.

11. Profilare, scoring și decizii automatizate

Putem utiliza mecanisme interne de organizare și scoring comercial al lead-urilor, de exemplu pentru prioritizare, direcționare internă sau eficientizarea relației comerciale.

Aceste mecanisme nu sunt folosite, în principiu, pentru a lua decizii exclusiv automate care produc efecte juridice ori care afectează în mod similar semnificativ persoana vizată, fără intervenție umană.

Scoringul are caracter orientativ și poate lua în considerare informații precum tipul solicitării, gradul de completitudine a datelor, profilul comercial al companiei, istoricul interacțiunilor și relevanța pentru serviciile oferite. Orice decizie comercială relevantă este supusă validării umane.

Dacă un anumit flux ar implica o decizie exclusiv automată în sensul art. 22 GDPR, vom furniza o informare suplimentară distinctă, inclusiv logica relevantă, importanța și consecințele prelucrării.

În măsura în care profilarea se bazează pe interesul nostru legitim sau este utilizată în scop de marketing direct, aveți dreptul de a vă opune în orice moment unei astfel de profilări, în condițiile descrise la Secțiunea 12.

12. Drepturile dumneavoastră

În condițiile GDPR, beneficiați de dreptul de acces la datele care vă privesc, de dreptul la rectificare, de dreptul la ștergere, de dreptul la restricționarea prelucrării, de dreptul la opoziție, de dreptul la portabilitatea datelor și, atunci când prelucrarea se bazează pe consimțământ, de dreptul de a retrage consimțământul în orice moment, fără a afecta legalitatea prelucrării efectuate anterior retragerii.

Dacă prelucrăm date în scop de marketing direct, vă puteți opune în orice moment unei astfel de prelucrări, inclusiv profilării legate de marketing direct. În acest caz, vom înceta prelucrarea în acest scop. Aveți, de asemenea, dreptul de a vă opune, din motive legate de situația dumneavoastră particulară, prelucrărilor întemeiate pe interesul nostru legitim, astfel cum este descris la Secțiunea 6.

Pentru exercitarea drepturilor, ne puteți contacta la contact@euro-intermed.com sau la sediul nostru din Brașov, România. Vom răspunde fără întârzieri nejustificate și, în orice caz, în termen de cel mult o lună de la primirea cererii, cu posibilitatea prelungirii în condițiile legii.

Aveți, de asemenea, dreptul de a depune o plângere la o autoritate de supraveghere. Autoritatea noastră de supraveghere principală este Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP), ale cărei date de contact actuale sunt disponibile pe site-ul acesteia. Dacă vă aflați în UE/SEE, puteți depune o plângere și la autoritatea de supraveghere din țara dumneavoastră de reședință, de la locul de muncă ori de la locul presupusei încălcări.

13. Comunicări comerciale și preferințe de contact

Comunicările strict operaționale, necesare pentru răspunsul la o cerere, administrarea contului, executarea contractului sau securitatea serviciului sunt distincte de comunicările comerciale.

În ceea ce privește marketingul direct prin e-mail sau alte canale electronice reglementate de legea specială, vom acționa numai în condițiile permise de lege. Atunci când este necesar consimțământul, acesta va fi solicitat separat, specific, informat și ușor de retras. Atunci când folosim excepția legală pentru produse sau servicii similare, vom oferi o opoziție clară, simplă și gratuită atât la colectarea adresei, cât și în fiecare mesaj ulterior.

Fiecare mesaj comercial transmis de noi va include o modalitate validă și funcțională de dezabonare sau opoziție, după caz.

În cazul utilizării canalelor de mesagerie instant, precum WhatsApp Business, pentru comunicări comerciale, vă vom contacta numai dacă avem un temei juridic valabil și cu respectarea termenilor și politicilor furnizorului respectiv. Nu vom crea grupuri sau liste de difuzare în astfel de canale în scop promoțional fără acordul dumneavoastră prealabil și fără un temei juridic adecvat, iar în orice moment veți putea să vă opuneți sau să solicitați încetarea comunicărilor printr-un mecanism simplu și eficient (de exemplu, printr-un link de dezabonare sau prin transmiterea unui mesaj clar de tip „STOP”).

Site-ul palletclearance.com sau widgetul acestuia poate utiliza cookie-uri și tehnologii similare.

În conformitate cu legislația aplicabilă în domeniul comunicațiilor electronice, orice stocare de informații sau obținere a accesului la informații deja stocate în echipamentul terminal al utilizatorului (de exemplu, prin cookie-uri sau tehnologii similare) este permisă numai dacă este strict necesară pentru transmiterea unei comunicări printr-o rețea de comunicații electronice sau pentru furnizarea unui serviciu al societății informaționale solicitat în mod expres de utilizator, ori dacă utilizatorul și-a exprimat în prealabil consimțământul prin mecanismul de consimțământ afișat pe site.

Cookie-urile de analiză, măsurare, personalizare sau marketing, precum și orice stocare ori acces la informații pe dispozitivul utilizatorului care nu este strict necesară, sunt utilizate numai în baza unei alegeri valabile exprimate prin mecanismul de consimțământ aplicabil.

Informații detaliate privind categoriile de cookie-uri, scopurile acestora, durata și opțiunile de gestionare se regăsesc în Politica de Cookie-uri și în mecanismul de consimțământ afișat pe site.

15. Securitatea datelor

Aplicăm măsuri tehnice și organizatorice adecvate pentru protejarea datelor, inclusiv măsuri privind controlul accesului, separarea rolurilor, jurnalizarea, securitatea comunicațiilor, back-up, continuitatea operațională și protecția infrastructurii.

Deși depunem eforturi rezonabile pentru a proteja datele, niciun sistem nu poate garanta securitate absolută. În cazul unui incident care vă afectează într-un mod ce impune informarea, vom proceda conform obligațiilor legale aplicabile.

16. Modificări ale politicii

Putem actualiza periodic această politică pentru a reflecta schimbări legislative, tehnice sau operaționale. Versiunea actualizată și data ultimei revizuiri vor fi publicate pe site.

Dacă modificările sunt substanțiale, vom folosi un mijloc adecvat de informare, proporțional cu natura schimbării și cu relația pe care o avem cu persoanele vizate.

Anexa A — Informare scurtă la punctul de colectare (date obținute direct)

Prelucrăm datele pe care ni le furnizați pentru a analiza cererea sau oferta, pentru a vă contacta și, după caz, pentru a administra relația contractuală ori precontractuală. Operatorul este Euro Intermed Solutions S.R.L. Temeiurile principale sunt demersurile precontractuale, executarea contractului și, după caz, interesul legitim. Putem folosi furnizori tehnici și de verificare a companiilor. Aveți drepturi privind accesul, rectificarea, ștergerea, opoziția și plângerea la ANSPDCP. Informațiile complete sunt disponibile în prezenta politică.

Am obținut datele dumneavoastră profesionale dintr-o sursă precum un registru public, un partener, o contraparte, un furnizor de verificare a firmelor ori compania pe care o reprezentați, pentru a evalua o oportunitate comercială, a valida relația profesională relevantă ori a administra o posibilă relație contractuală B2B. Datele pot include nume, funcție, companie și date profesionale de contact. Operatorul este Euro Intermed Solutions S.R.L. Temeiul principal este interesul legitim de a gestiona relații comerciale B2B și de a preveni fraudele ori erorile de identificare. Dacă nu doriți să mai folosim datele în scop de contact comercial, vă puteți opune în orice moment la contact@euro-intermed.com.

În măsura în care informarea individuală a tuturor persoanelor vizate ar fi imposibilă sau ar implica un efort disproporționat, putem aplica excepțiile permise de legislația aplicabilă, cu condiția instituirii unor garanții adecvate pentru drepturile și libertățile persoanelor vizate.